Saat ini layanan email gratis bisa Anda peroleh di manapun dengan kapasitas yang lumayan menggiurkan. Hal yang menarik apabila Anda bekerja di perkantoran maka email yang Anda miliki mendukung teknologi POP3/IMAP. Apa sih kedua teknologi tersebut, sederhananya kedua teknologi di atas memungkinkan rekan-rekan untuk mengunduh email ke komputer rekan-rekan sehingga bisa dibaca pada saat tidak terkoneksi dengan internet.

Tips Cupu (CUkup PUas) kali ini akan memberikan langkah-langkah bagaimana rekan-rekan melakukan backup email rekan-rekan. Baik mari kita mulai.

• Pertama yakinkan email rekan-rekan mendukung POP3/IMAP , sebagai contoh gmail, gmx, gawab, inbox, sudah mendukung POP3. untuk provider email lain silahkan mengacu pada dokumentasi email server yang digunakan.
• Tambahkan email tersebut ke dalam Outlook dan unduh semua emailnya ke komputer Anda
• Berikutnya buka menu File –> Archive

• Pilih Archive This Folder and all subfolders, lalu pilih Personal folder
• Misalkan Anda hendak mengarsip semua email maka pilih tanggal hari ini + 1 hari
• Kemudian beri nama berkas arsip dengan sesuatu yang bermakna misalkan arsip-email-2008.pst
• Buka explorer kemudian cari berkas yang anda simpan tadi. Dalam contoh ini digunakan nama berkas archive.pst

• Tampak bahwa ukuran email saya sekitar 1,3 GB :( , ini adalah tipe berkas berbasis teks jadi kita tentu dapat mengkompresinya untuk menghemat tempat. Caranya cukup mudah yaitu buka kembali Outlook, pilih pada Mail Folders nama berkas yang anda gunakan untuk menyimpan arsip email (pada contoh namanya archive). Pilih konteks menu lalu pilih menu Close

• Berikutnya, kembali ke Windows Explorer, pilih berkas .pst tadi kemudian pilih konteks menu Send To –> Compressed Zip Folder
• Bila Anda menginginkan tingkat kompresi yang lebih tinggi dapat digunakan aplikasi kompresi gratis 7-zip. Pada kesempatan ini penulis menggunakan aplikasi 7-zip dan berhasil menyusutkan 1,3 GB email menjadi 750 MB saja :)

Selain cara ini sebenarnya kita juga dapat memanfaatkan fitur AutoArchives, well fitur ini dapat rekan-rekan aktifkan melalui Tool –> Options –> Others –> AutoArchives.

Salam | Ridi